Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, od kiedy właściwie skuteczne są zmiany dokonane w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Czy przykładowo członek zarządu nabywa uprawnienia do reprezentowania spółki z chwilą powołania go, czy też z chwilą wpisania go do zarządu przez sąd rejestrowy?

Czy nowa siedziba spółki jest obowiązująca od momentu podjęcia uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki, czy od momentu rejestracji tej zmiany w KRS?

Żeby rozwiać wszelkie wątpliwości należy dokonać podziału czynności prowadzących do zmian w spółce z o.o. na dwie grupy – czynności, dla których istnienia konieczny jest wpis przez sąd rejestrowy (czynności, dle których wpis do rejestru ma charakter konstytutywny) oraz takie, które są skuteczne już od momentu dokonania (czynności, dla których wpis do rejestru ma charakter deklaratoryjny).

Czynności skuteczne od momentu wpisu do rejestru to między innymi:

1. zmiana umowy spółki – zgodnie z art. 255 § 1 k.s.h. zmiana umowy spółki wymaga podjęcia stosownej uchwały oraz wpisu do rejestru. Każda zatem zmiana w zakresie, którego dotyczy treść umowy spółki dla swojej skuteczności wymaga wpisu do rejestru. Taką zmianą więc przykładowo jest:

• zmiana firmy spółki,
• zmiana przedmiotu działalności spółki,
• zmiana siedziby spółki (czyli miejscowości – nie mylić ze zmianą adresu),
• podwyższenie kapitału zakładowego dokonane poprzez zmianę umowy spółki,
• zmiana sposoby reprezentacji spółki (czyli np. wprowadzenie reprezentacji łącznej zamiast indywidualnej – nie mylić, że zmianą składu osobowego w organach spółki)

2. podwyższenie kapitału spółki niewymagające zmiany umowy spółki – zgodnie z art. 262 § 4 k.s.h. podwyższenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisania do rejestru, zatem dotyczy on również podwyższenia kapitału zakładowego spółki dokonanego na podstawie dotychczasowych postanowień umowy spółki.

Czynności skuteczne od momentu ich dokonania to między innymi:

1. zmiany składu osobowego w organach spółki – powołany członek zarządu zyskuje wszystkie uprawnienia i obowiązki już z chwilą jego powołania, odwołany członek zarządu zaś od momentu podjęcia uchwały o jego odwołaniu albo od momentu skutecznego złożenia oświadczenia o rezygnacji z funkcji traci prawo reprezentowania spółki,

2. zbycie udziału w spółce – zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h. zbycie udziału jest skuteczne wobec spółki z chwilą poinformowania jej o tym fakcie wraz z dowodem dokonania czynności. Nowy wspólnik zatem uzyskuje wszystkie prawa i obowiązki już w momencie nabycia udziału,

3. udzielenie prokury – prokurent uzyskuje uprawnienie do działalnia w imieniu spółki już od momentu udzielenia mu prokury,

4. zastaw na udziałach – podobnie jak w punkcie 2 powyżej, zgodnie z art. 187 §1 k.s.h. również zastaw na udziałach skuteczny jest wobec spółki z chwilą poinformowania jej o tym fakcie wraz z dowodem dokonania czynności.

Zaznaczyć należy jednak, że powyższy podział i wnioski rozpatrywane są z punktu widzenia spółki i nie uchybiają przepisom dotyczącym skutków wpisu do rejestru, rozbieżności pomiędzy wpisami w rejestrze a rzeczywistym stanem prawnym oraz domniemaniem prawdziwości danych wpisanych do rejestru, przewidzianych w ustawie o krajowym rejestrze sądowym (art. 14 i następne), rozpatrywanych z punktu widzenia osób trzecich.

Pamiętać trzeba, że jakkolwiek niektóre czynności są skuteczne od momentu ich dokonania, to jednak powoływanie się na ich dokonanie wymaga każdorazowego przedstawienia odpowiednich dokumentów kontrahentowi i powoduje różne komplikacje praktyczne.

I tak na przykład, członek zarządu chcący działać za spółkę przed wpisem jego powołania do rejestru winien przy każdej czynności okazywać stosowną uchwałę wspólników o jego powołaniu. Podobnie niewpisany do rejestru wspólnik zbywający swoje udziały będzie musiał przedstawić kupującemu umowę potwierdzającą nabycie udziałów oraz dowód poinformowania spółki o tym fakcie.

Podsumowując zatem należy stwierdzić, że pomimo skuteczności niektórych zmian jeszcze przed ich wpisem, warto jednak zmiany zgłaszać do rejestru niezwłocznie. Pozwoli to nie tylko uniknąć przedstawionych powyżej komplikacji, ale również ustrzec spółkę oraz członków zarządu przed konsekwencjami niedopełnienia obowiązków rejestrowych.